PG-EPOCのご利用を開始されるにあたり最低限必要な設定について
利用申請から開設通知を受け取った後、[研修プログラム管理担当者]からログインし、プログラムを選択します。

診療科の一括登録の際、キーとなるのは
「診療科名」と「研修ブロック」です。

『誤』

一括登録用テンプレートファイルをダウンロード、
『参加施設』シートと『施設名』シートがあります。
登録されたい施設を『施設名』シートから検索し、『参加施設』シートに貼り付けてご利用ください。
登録されたい施設が見つからない場合、 PG-EPOC研修プログラム運用状況から、 「研修施設 リスト」の申請フォーマットをダウンロードいただき、施設情報を入力の上、アップロードください。

PG-EPOC研修プログラム運用状況へアクセスし、 「人数変更」ボタンから追加・変更が可能です。

【新】達成度判定票はそのプログラム年度の2年間を対象に表示しております。
2020年度プログラムの集計期間は"2020/04/01~2022/03/31"、2021年度プログラムの集計期間は"2021/04/01~2023/03/31"が対象となります。
2021年度プログラムに2020年度開始の研修医を登録されている場合、データ移行が必要となります。
お問い合わせフォームまで、移行されたい旨ご連絡ください。

「経験症例/疾患の記録」にて症例をご登録いただく際、[診療の場]の項目があり、
その中の『在宅』を選択ください。

UMIN IDを紐づけて評価を行うため、協力型病院の指導医のUMIN ID登録は必要となります。
プログラム管理者画面の「プログラム」タブはプログラム管理者のみ操作可能な範囲となります。
「施設」タブは研修プログラム管理者、協力型研修施設担当者が操作可能な範囲となりますので、
プログラム管理者側で協力型病院とその担当者を登録し、以降の作業を協力型病院で実施してもらうことが可能です。

セキュリティ上の懸念がありダミーIDは発行できません。こうした場合、 事務部門の方に個人でUMIN IDを取得していただいて、研修医、指導医のUMIN IDの代用として、試用系で使っていただくようにお願いしています。事務部門でも、臨床研修業務に少しでも関係のある方は、個人用のUMIN IDを取得可能です。
※PG-EPOCシステムは団体用UMIN ID等ではご利用いただくことはできません。

入力された各種評価データについて、「プログラム」メニューの研修医評価>研修医の評価データダウンロードから可能です。

ガイドライン上、「医師以外の医療職種や患者・家族などからの評価も含めた、いわゆる「360度評価」が望ましい」とされています。 QRコードでアクセスするメディカルスタッフ用画面では患者を含め誰からでも評価を受けることができるようになっていますが、すべての患者さんに評価をしてもらう必要はありません。

指導医は、評価票ⅠⅡⅢの評価だけではなく、研修医が症候・疾患を登録した時の評価や、基本的臨床手技の評価も行います。
メディカルスタッフ、患者等は、評価票ⅠⅡⅢの評価だけ行います。
プログラム責任者は、すべての指導医による評価、メディカルスタッフ、患者等による評価に基づき最終的な達成度判定票による評価を行います。

臨床現場での評価(mini-CEX等)は臨床研修では必須ではありませんが(つまり使わなくても何も問題はありませんが)、 すでに実施されている研修施設もあること、卒前の医学教育モデル・コア・カリキュラムに記載があることから盛り込んでいます。
なお、様式はコアカリに準拠しています。
医学教育モデル・コア・カリキュラム(平成28年度改訂版) p169-p171

患者IDは「患者IDの暗号化」ボタンを押下したときに、パスワードの入力を求めます。
入力したパスワードを用いて、端末の上で暗号化を行い、暗号化した患者IDのみを保存します。
そのため、暗号化前の患者IDとパスワードはサーバに送信しませんので、パスワードを忘れるとUMINセンターでも確認・復号・再設定等を行うことはできません。
患者IDの暗号化に使ったパスワード(復号パスワード)の文字列を忘れた場合や、「パスワードが誤っています」と表示され復号ができない状態が続く場合は、再度研修医側で症例の登録をしていただき、もう一度症例の承認依頼を行っていただく必要がございますのでご注意ください。

患者IDを参照する場合は「患者IDの復号」ボタンを押下します。
復号パスワードの入力を求めますので、研修医に設定を行ったパスワードを聞いて入力してください。

【暗号化パスワードの設定ルールは以下の通りです。】

・パスワードは8~16文字で入力してください。
・パスワードには、英字大文字2文字以上、英字小文字1文字以上、数字1文字以上を含めてください。
・UMIN IDを含まないでください。-の前後のどちらかが入っていてもいけません。
・容易なパスワードではなく、複雑なパスワードを入力してください。

ブロックコードの数値自体に意味はございません。 別々のブロックに同じブロックコードが重複して割り当てられないようにブロックコードの数値を設定ください。 以前のEPOCでは、ブロックコードの数値の大きさで画面表示の順番が決まる仕様でしたが、現在ではそうではないため、数値の大きさに特に意味がなくなっています。 将来は、ブロックコードを自動生成した方が便利なため、そうするよう改造予定です。

PG-EPOCの後期(専門)研修の評価への対応について、公式には何も決まっていませんが、PG-EPOC自体は後期(専門)研修への対応を想定して設計されています。 後期(専門)研修への対応については、今後検討予定です。
尚、現状でも研修医が初期臨床研修の記録を抽出して、 専門医認定のための資料として提供(初期研修中に経験した専門分野の症例を専門医認定に活用する等)したり、 指導医等が初期臨床研修の指導記録を専門医認定、継続のための資料として提出することは可能です。

医師臨床研修指導ガイドライン17頁 ④臨床手技 3)に具体例として、19手技が記載されています。
これらのうち、例えば⑦注射法は、皮内、皮下、筋肉、点滴、静脈確保、中心静脈確保と括弧書きされているのに加え、1)の医学教育モデルコアカリキュラム(2016 年度改訂版)の記述の中で、 注射(皮内、皮下、筋肉、静脈内)が記載されていることから、注射法として皮内、皮下、筋肉、静脈内、点滴、静脈確保、中心静脈確保の7つを項目立てしています。
また、⑨穿刺法は、胸腔、腹腔と括弧書きされているため、それぞれ項目立てしています。
以上より、評価する臨床手技は19手技ですが、項目数は26項目となっています。

管理者(研修プログラム管理担当者、研修施設担当者)は、自研修プログラム、自研修施設の研修医、指導医全員のUMIN IDを知っている必要があります。メディカルスタッフについては、UMIN IDを用いて評価を行うスタッフに関してのみUMIN IDを知っている必要があります。

1.既にUMIN IDを持っている研修医、指導医、メディカルスタッフはそのUMIN IDを管理者に通知する必要があります。 ただし、メディカルスタッフについては、QRコードで評価する場合には通知する必要がありません。
2.まだUMIN IDを持っていない研修医、指導医、メディカルスタッフは、その旨を管理者に通知して、UMIN ID取得を依頼する必要があります。 管理者は、一括登録でUMIN IDを取得して、該当の人に通知します。ただし、メディカルスタッフについては、QRコードで評価する場合にはUMIN IDを一括登録で取得する必要がありません。

QRコード入力といった場合に2つの意味があることにまずご留意ください。1つは、QRコード入力で直接入力画面にアクセスしてそのまま評価データを入力する場合(メディカルスタッフ、患者等)で、もう1つはQRコードでログイン画面でアクセスした上でUMIN IDとパスワードを入力して、入力画面にアクセスする場合(指導医等)です。ここでは、前者をQRコード入力と呼びます。
UMIN ID入力の場合には、他の利用者が入力したデータ(どのデータが参照できるかはアクセス権限によりますので、詳細はこちらをご参照ください)や自分が過去に入力したデータを参照できます。一方、QRコード入力の場合には、他の利用者が入力したデータは一切参照できないばかりでなく、自分が過去に入れたデータも参照できません)。メディカルスタッフは、両方の方式が可能なので、UMIN ID入力のメリットとUMIN ID発行の手間の両方を考慮して決めてください。

研修医:必ずUMIN IDを使う
指導医等:必ずUMIN IDを使う(『症例承認』と『mini-CEX/DOPS/CbD評価』の入力画面へアクセスを容易にするためにQRコードを活用できます)
メディカルスタッフ:UMIN IDかQRコード入力のどちらかを行う。
UMIN IDが望ましいのは、看護師長、主任等の管理的立場の人及び今後も継続して毎年評価する予定の人です。
QRコード入力が望ましいのは、上記以外の人です。
患者等:必ずQRコード入力を行う。

QRコードを使う場面は主として下記の2種類です。

QRコードを使って、入力画面にアクセスして、そのまま入力(メディカルスタッフ、患者等)
QRコードを使ってアクセスした画面にUMIN IDとパスワード入力して、データ入力画面にアクセス(指導医等)

• 【指導医・上級医評価】
• 【診療科・病棟評価】
• 【研修医療機関単位評価】
• 【プログラム全体評価】

ご照会いただいた当直が一般外来研修に該当するかについては、当方では判断いたしかねますので、地方厚生局もしくは厚生労働省にご確認ください。

仮に一般外来研修であるとした場合、当直を外来ローテーションの診療科として登録いただき、一般外来研修の実施記録から、研修を実施した日付および時間数を登録していただくことになります。

メディカルスタッフによる評価は、特にどの範囲で実施しなければならないということはありません。研修プログラムの方針で決めていただく必要があります。ただし、研修医と接触の機会が少ないと評価できないと思いますので、看護師を主体に薬剤師、看護助手、病棟クラーク等による評価が想定されますが、放射線科技師、臨床検査技師に評価をさせる研修プログラムもあります。また例えば、評価させる看護師の範囲について、院内の看護師全員に評価させる研修プログラムもあります。以上は、PG-EPOCの研修医評価のために、UMIN IDを一括申請してくる研修プログラムとのやりとりから判明したものです。メディカルスタッフによる評価をQRコードで実施する研修プログラムについては、実際の評価入力が始まってしばらくたった時点で状況をお知らせします。

代行入力に使うUMIN IDは、研修医の代行入力と同じく、 研修プログラム管理担当者または研修施設担当者のUMIN IDを利用して、 各々研修プログラム管理担当用画面及び研修施設担当者画面にログインしていただき、該当の指導医を選択して、入力する形になります。

以下のリンクの表に参照権限、登録の一覧が明記されていますので、ご参照ください。

表.各データ項目のアクセス権限

セキュリティ上の問題があります。 代行入力は、研修プログラム管理担当者、研修施設担当者が各々研修プログラム管理担当者、研修施設担当者のUMIN IDを用いて実施します。

●症例登録
研修医が評価依頼をする指導医を選択し、確定する。
=>メールが届きます。
また、指導医がログインした画面で【症例登録】の承認依頼が表示されます。

●基本的臨床手技の登録
研修医の評価の有無に関わらず全研修医を一覧で確認でき、 その中から対象の研修医を選択、評価する。
=>メールは届かない。

●評価票Ⅰ/Ⅱ/Ⅲ
研修医がローテーションを選択し、評価を入力

ローテーションに割当られた担当指導医の場合
=>メールが届きます。

ローテーションに担当指導医が未割り当ての場合、その診療科に登録された指導医の中から選択し、確定する。
=>メールが届きます。
【評価票入力依頼】が担当指導医の画面に表示されます。
それぞれ上級医(システム上ではローテーションに登録された担当指導医以外の医師を指します。)には届きません。

UMIN ID入力のメディカルスタッフの場合、ローテーションへの設定がありません。
=>メールは届かず、メディカルスタッフがUMIN IDでログインした画面で研修医を選択し入力します。

QRコード入力のメディカルスタッフの場合、ローテーションへの設定がありません。
=>メールは届かず、QRコードを提示して入力を依頼することになります。

病歴要約は登録できません。

指導医は、研修医が登録した『経験症候/疾患の記録』の中で、
【□病歴要約等を提出した】の欄にチェックが入っていれば
研修医が病歴要約等を作成しているか必ず確認していただく形になります。

【□病歴要約等を提出した】を必須にしたい。
プログラムメニュー『研修プログラム独自設定』へ進んでいただき、
「症例登録」の項目から"病歴要約等を必須にする/しない"から選択し、
右上の「保存」押下で、研修医が症例登録時に
対応した項目のチェックを行わないと登録が行えない状態となります。

担当指導医として登録することは可能です。
また、該当医師に紙での様式に記載してもらい、管理者で代行入力を行うことも可能です。

事前に登録いただくものはございません。

画面サンプル(メディカルスタッフ(QRコード利用))よりご確認ください。

評価できません。

UMIN IDを持っているだけではどの研修医の評価を行うか、情報が一切ない状態となりますので、
登録する(紐付ける)作業が必要となります。

メディカルスタッフ(看護師長、技師長等の管理職及び充分な経験や実績を有し指導的立場にある人も含め)が指導医、上級医を評価することはできません。

・PG-EPOCにおける上級医:上級医は、臨床研修を既に終了した専攻医(3年目)以上の医師を指します。研修1年目の医師にとって、研修2年目の医師は、一般的な言葉の使い方では「上級」ではありますが、PG-EPOCの用語でいう上級医ではありません。

・PG-EPOCにおける担当指導医:担当指導医は、1)厚生労働省のガイドラインが規定する臨床研修指導医であり、かつ2)他の上級医(指導医である医師も含む)の評価も参考にして、当該診療科・病棟等における研修医評価を代表して行う医師です。

・PG-EPOCにおける指導医:現況のメニューにおける「指導医」は、上級医と意味が同じです。つまり「ガイドライン上の指導医」の要件を満たさない上級医も「指導医」のメニューから研修医の評価が可能です。「担当指導医」は、「ガイドライン上の指導医」の要件を満たす医師でなければなりません。

研修医が「経験症候/疾患の記録」の登録で『診療科』を選択する際、
・担当日のローテーション(担当日に紐づく診療科)
→ローテーションからの診療科選択(スケジュールに登録された診療科すべて)
→施設・診療科検索(施設に登録されたすべての診療科)
が表示され、選択した診療科に登録された指導医が表示されますので、 研修医がそれを選択し『確定』することで、評価依頼が行われます。

研修医が自己評価を入力しない場合でも指導医のみで[mini-CEX/DOPS/CbDの登録]が可能です。

(1)評価確定後も、再度QRコードを読み込めば修正可能なのか。
また、自身が入力した評価結果を閲覧できるのか。
→QRコードを利用した、UMIN IDを用いない評価の場合、修正はできず、
再度評価を行う形になります。
どちらの評価を使用するかは施設の判断となります。評価結果の閲覧はできません。

(2)評価の途中で一時保存はできるのか
→できません。

(3)「評価者情報の保存」と「評価者情報の読み込み」の違い
→例えば看護師が複数回評価を行う際、自身の氏名、職種を「保存」することで、
次回以降「読み込み」を行うことで氏名、職種の入力の手間を省けます。

「研修医」メニューの基本的臨床手技の登録/参照 より記録可能です。

パスワード更新を行う際は、それぞれのIDごとに更新申請をお送りください。
ただし、必ずしもこの3つのIDをすべて使用しなければいけないということはございません。 1つ使用するだけですべての設定ができます。3つ発行しているのは、分担して作業する場合の便宜を考慮してのことです。

一括申請いただきましたUMIN IDはそのままメールアドレスとなります。(受信専用)
(UMIN ID@umin.ac.jp形式のアドレス)

評価依頼等の通知は、この(UMIN ID@umin.ac.jp形式の)メールアドレスに届きます。
必ずUMIN電子メール転送方法を参照の上、 UMIN電子メールの転送設定画面から普段使っている電子メールアドレスに転送設定お願いします。

『UMINの情報セキュリティと個人情報に関する考え方』 と
ホームページ上で掲載させていただいております 『EPOC2個人情報保護・研究倫理指針(案)2020/3/9版』 をご確認ください。

こちらは"自施設を基幹型とした自プログラムに登録された研修医人数"となります。 協力型として何人研修医を受け入れても費用は発生しません。

同じQRコードでの入力というのは、同じ研修医に対して、同じ診療科・病棟等で、同じブロック(つまり連続した期間中)における評価であることを意味します。

現時点の仕様では、同じQRコードでの入力の場合、同じ名前・職種(患者等の場合は続柄)で評価すると評価が上書きされます。同じ名前でも職種(続柄)が違えば上書きされません。

現在の仕様ですと、同じ診療科・病棟に同姓同名で同じ職種の人がいた場合に問題が発生します。 このようなことは非常に稀ですがありえないことではありません。ただし、このようなことがあれば、同じ診療科・病棟内では全員が知っているはずと思われます。

このような場合には、名前を区別できるように名前の文字列を工夫してください。例えば、「本郷太郎」という人が同じ診療科・病棟に2名いた場合には、「本郷太郎(主任)」、「本郷太郎(新人)」等です。 またメディカルスタッフの場合には、UMIN IDを用いた入力を行えば、区別できます。

現在の仕様には問題点もありますが、評価を上書きしたい(書き換えたい)という要望がある場合に対応可能だという利点もあります。今後、どうすべきかはご意見お待ちしています。

ガイドライン12頁に「一般外来の研修は、「Ⅱ 実務研修の方略」に規定されている「経験すべき症候」および「経験すべき疾病・病態」が広く経験できる外来において、 研修医が診察医として指導医からの指導を受け、適切な臨床推論プロセスを経て臨床問題を解決する研修を想定している。」と記載されていますので、 ご賢察の通り「研修履歴確認・症候/疾患からの登録」で診療の場を「外来」として登録していただければと存じます。

デフォルトでは、経験すべき29の症候・26の疾患の欄には反映できないが、各研修プログラム独自に症例・疾患を追加できるので、デフォルトに加えて、その追加した範囲は、症候・疾患の欄でも反映可能です。

登録方法:

「プログラム」メニューの「各種ツール」より、「症候/疾病・病態の編集」から追加可能です。
デフォルトの項目は変更できず、追加のみとなります。
項目追加後、右上の【保存】ボタンを押下いただき登録完了となりますので、ご注意ください。

【施設】メニューにあります「代行用様式のダウンロード」または
以下からダウンロードください。(内容に違いはございません。)
1.評価票(PDF)・(エクセルファイル)
2.評価票(エクセルファイル)

UMIN IDを持たないメディカルスタッフの代行入力は
「施設メニュー」の「メディカルスタッフ等の評価票I/II/III代行入力」から入力可能です。

プログラム管理担当者は、施設担当者のできることはすべてできます。プログラムに参加している施設(例えば、A、B、C)のすべてについて、各施設の施設担当者が行うことのできる設定はすべてできます。このため、施設担当者を一切設置しなくても運用は可能です。

逆に施設担当者は、プログラム管理担当者のできることの一部しかできません。施設担当者ができるのは、自ら所属する施設に関する設定のみであり、プログラム管理に関係する設定、他の施設に関する設定を行うことはできません。

施設Aの施設担当者は、自らの所属する施設Aに関係する設定はできますが、それ以外の設定はできません。 例えば、施設Aの施設担当者は、施設Bの設定はできません。 同様に施設Bの施設担当者は、自らの所属する施設Bに関係する設定はできますが、それ以外の設定はできません。例えば、施設Bの施設担当者は、施設Aの設定はできません。

施設担当者を設定するのは、プログラム管理担当者の業務を各施設の事情のよくわかる施設担当者に委任することによって、運用を円滑にするため、及びプログラム管理者担当者の負担を軽減するためです。ただし、施設担当者が、業務をよく理解していない場合や怠慢な場合には、施設担当者を置くとかえって、プログラム管理担当者の負担が増える場合もあり得ます。

入力状況確認(研修医)
→「経験症候/疾患の記録」
該当研修医の[研修記録の確認]をクリック。
[経験済み症候・疾患一覧]タブを選択。
該当症例の[削除]ボタンから削除が可能です。

『一時保存』された状態となりますので、『確定』を押下で完了となります。

管理用UMIN IDで【PG-EPOC(EPOC2)研修プログラム運用状況】にログインいただき、「基本情報の表示/変更」から修正いただけます。

PG-EPOC(EPOC2)研修プログラム運用状況

1人の研修医に対し、同一診療科で複数のメディカルスタッフによる評価登録は可能です。

1つのプログラムを2年間(+α 中断等)、研修医1年時の研修開始年度で研修期間(2年間)利用するものとなります。

ご指摘の通り、ガイドラインp22には「病歴要約には、病歴、身体所見、検査所見、アセスメント、プラン(診断、治療、教育)、考察等を含むことが必要」と記載されています。 病歴要約について、同ガイドラインでは「病歴要約とは(中略)具体的には退院時要約、診療情報提供書、患者申し送りサマリー、 転科サマリー、週間サマリー等の利用を想定しており、改めて提出用レポートを書く必要はない。」としていることから、患者情報 漏洩防止対策を含めて診療詳細情報を登録する機能を搭載していません。 なお「症例レポートの提出は必須ではなくなったが(中略)日常業務において作成する病歴要約を確認する必要がある。」とされて いることから、ご要望の件については、日常業務において作成する病歴要約でご確認いただくか、貴施設内での独自レポート等でご対応いただければ幸いです。

経験症候/疾病 の記録の転帰欄に「手術あり」のチェックボックスがあり、これをチェックした症例は【経験症候/疾患(2)】エクセルのV列に○が付きますので、手術 要約のある症例の登録時に転帰欄の「手術あり」をチェックしていただければ幸いです。

研修医が基本的臨床手技の登録/参照画面より「臨床手技」「検査手技」「診療録」を自己評価し登録した場合、
例えば「基本的臨床手技の確認」画面にて「臨床手技タブ」"気道確保"の「自己評価」
をクリックしていただきますと、"自己評価履歴"のグラフが表示されます。
また同様に「他者評価タブ」の"気道確保"の「他者評価」をクリックしていただきますと、
"他者評価履歴"のグラフが表示されます。

指導医が行った登録症例の取り消しを行うには指導医側と管理者側から行う2通りの方法がございます。

【指導医側から行う場合】

指導医画面の「評価依頼の確認」画面にある【症例登録】の「承認済」タブで切り替えを行い、取り消しを行いたい症例の行にある「承認取消」ボタンを押下し取り消しをしてください。

【管理者画面から行う場合】

施設メニューにある、研修医の「経験症候/疾病・症候の記録」より取り消しを行いたい研修医を選択後、「経験すべき症候」の「一覧」ボタン、または「登録症例一覧」にて表示される画面の該当症例の行にある「指導医の承認取消」ボタンを押下し取り消しをしてください。

※「研修医の確定取消」のボタンを押すと「確定」が取り消されますので、再度研修医側から評価依頼(確定)を行う必要があります。

• 「指導医の承認取消」⇒「承認取消」を行うと状態が「承認」から「承認(依頼中)」になります。
• 「研修医の確定取消」⇒「確定取消」を行うと状態が「承認」(「承認(依頼中)」)になります。

元のプログラムでの研修記録(評価データ等)は、変更したプログラムからのご依頼の元、データ移行・引継ぎを行わせていただいております。
データ移行には変更したプログラム側での事前作業が必要となりますので、下記PG-EPOCでの例を元にご説明いたします。

 (例)A病院で2023年度4月1日より開始した研修を諸事情により中断、 その後B病院のプログラムで2024年4月1日より研修を再開した場合。

1. 研修医が研修を開始した年度(2023年度)のプログラムに研修医を登録する。
   ※B病院での研修再開年度(2024年度)ではなく、研修を開始した年度になります。
2. A病院を、自プログラムの協力病院に見立て「参加施設情報の編集」から登録。
3. その後、「診療科の管理」から『施設選択』でA病院を選択し診療科を登録する。
   ※スケジュールを登録する必要ございません。
   A病院のプログラムにて他施設での研修が含まれていた場合は、そちらも同様に施設・診療科のご登録をお願いいたします。
4. 研修を行うプログラムが変わるため研修医の先生には一度ログアウトを行っていただき、研修を再開するB病院のプログラムにログインし直していただくようご案内ください。

1~4の作業が済みましたら下記情報をご記入のうえ、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

■移行元プログラム年度・プログラム名:「年度 」 例)2023年度 ○○病院
■移行先プログラム年度・プログラム名:「年度 」
■移行される研修医UMIN ID:

【研修の中断等を行った病院側(元プログラム)のご対応について】
評価データはプログラム毎に紐づいているため、プログラムから研修医を削除されてしまいますと、それまでに登録されていた評価は削除されてしまうことになります。

データ移行が行われることで該当のプログラムからは表示がされない状態となりますので、移行が行われるまでの間は研修医の削除を行われませんようお願いいたします。

複数の評価票を登録可能です。

アップロードされたプログラム独自の評価票は翌年度以降も引き継がれますが、削除を行った場合、削除された年度以外に影響はありません。(異なる年度の評価は削除されません)

 研修休止期間を入力したい場合、「診療科の管理」より以下のような診療科を作成いただき、
「スケジュールの管理」にて、該当スケジュールを作成し「予定研修日数」を「0.0」日で登録してください。
※「0」日とした場合は日数の自動計算の対象となります。

プログラム管理者用ID は以下が発行されます。すべて付与される権限は同じです。

• epockanri-施設英字略称
• epoctanto1-施設英字略称
• epoctanto2-施設英字略称

管理用UMIN IDの追加発行、文字列の変更等はできません。

こちらで調査して通知しますので、お問い合わせよりご連絡ください。

尚、管理用UMIN IDを、UMINセンターで削除することはありませんので、一度でもEPOCを使っていれば、必ず管理用UMIN IDは存在しています。
→お問い合わせ

管理用UMIN ID(=研修プログラム管理担当者用ID)は把握しているがパスワードが不明の場合は以下より申請ください。
→パスワード更新申請(管理者用)

パスワード申請の際に記載する情報について、こちらは現在のご担当者様の情報でご申請ください。

既利用申請になります。管理用UMIN ID(=研修プログラム管理担当者用ID)がご不明の場合は以下に記載の方法でお手続きをいただければと存じます。

継続して使用可能です。

一括申請を行う場合、任意の文字列を設定することはできません。UMINセンターで氏名や施設の英字略称をもとに自動生成します。
申請施設(基幹型病院の)管理用UMIN ID(=研修プログラム管理担当者用ID)の英字略称を元に作成が行われます。

試用系(運用系)のご利用には、利用申請(新規/既利用)が必要となります。
利用申請をいただいた後、申請施設専用のプログラムを作成します。
作成が完了後、『利用開始のお知らせ』が連絡先メールアドレスに届きますので、 そこからプログラムをご利用いただくことが可能となります。
研修医、指導医のご利用はUMIN IDをそれぞれ取得の上、研修プログラム管理担当者画面より 管理者がプログラムに登録をする必要がございます。

研修プログラム管理担当者は、研修プログラム全体の設定・管理を行います。
通常、基幹型病院の研修プログラム責任者や所轄の事務職員が担当します。
研修施設担当者は協力型病院、協力施設の担当者を想定しておりますが、基幹型病院で代行可能です。
基幹型病院の研修施設担当者は、研修プログラム管理担当者が兼任できますが、基幹型病院が同時に他の研修プログラムの協力型病院の場合には別途個人用UMIN IDを割り当てるのが一般的です。

1.管理用UMIN IDのパスワードが不明の場合

以下より申請ください。
申請の際に入力される情報は、現在のご担当者様の情報で構いません。
→パスワード更新申請(管理者用)

3つのIDのパスワードを更新される場合、3回に分けて申請ください。
(添付いただく証明証は1枚で問題ございません。)

申請の際、入力された情報は確認でのみ使われ、管理用UMIN IDの登録情報に影響しません。

2.管理用UMIN IDの登録情報(氏名、所属等)を変更いただく場合

オンライン利用者情報の変更 よりお手続きをいただければと存じます。

毎日24時に反映されます。変更の翌日以降、ご確認ください。

過去に一度でも基幹型としてStandard/Minimum EPOCを利用したことがあれば「既利用申請」となります。
一度も利用したことがない場合に「新規利用申請」になります。

過去に一度でも利用したことがあるかどうかわからない場合には、 お問合せフォーム からお問合せください。

その必要はありません。

新規申請(Standard/Minimum EPOC既利用でない場合)は、申請後に管理用UMIN IDが発行されますので、申請に先立ってUMIN IDは必要ありません。

既利用申請(Standard/Minimum EPOCを過去に一度でも利用したことがある場合)は、既に管理用UMIN IDが発行されておりますので、その管理用UMIN IDを使って既利用申請をいただく形になります。

混雑時期(1月から5月)にご申請いただきますと、
開設完了通知までおよそ1カ月程度のお時間をいただいております。

例年、1月から5月にかけて利用申請が混みあい、1カ月程度かかっております。
お待たせしており誠に恐れ入りますが、利用申請の進行状況に関するお問い合わせは、 利用申請から1カ月以上経過した後にお願いします。お問合せをいただくことで担当者の仕事が増え、更に利用申請の処理が遅れますでのご配慮お願いします。

新規利用申請の場合、『新規利用申請書』を印刷して、捺印の上、UMINセンターに送付されているかご確認ください。
■新規利用申請 手順3.

研修医、指導医等がUMIN IDを持っているかどうか本人に確認してもわからない場合には、一括登録申請をいただく際に作成いただくリストの中に該当の研修医、指導医等を含めて申請ください。
UMINセンターでUMIN IDを持っているかどうかチェックを行い、持っていればUMIN IDをお知らせします。持っていなければ新規発行します。

システム上の「研修プログラム管理担当者(=プログラム管理者)」は、必ずしもプログラム責任者である必要はありませんが、プログラム責任者の指示のもとに作業する必要があります。 勿論、プログラム責任者が研修プログラム管理担当者となっても何も問題はなく、そのように運用している研修プログラムもあります。
管理用UMIN IDとして3つのIDが発行されておりますが、3つの権限はまったく同じです epockanri-xxxx はプログラム責任者に利用いただき、epoctanto1-xxxx、epoctanto2-xxxxは担当の事務方に管理いただくことを想定していますが、 必ずしもその通りにしなければいけないということはありません。

問題ありません。
研修プログラム管理担当者用UMIN ID(=プログラム管理者用ID)と個人用UMIN IDは扱いが異なりますので、 同じ方が両方を利用しても問題はございません。 個人用UMIN IDを同じ方が2つ持つのは禁止されています。研修プログラム管理担当者は、試用系において、自分の個人用UMIN IDを研修医、指導医、メディカルスタッフに見立てて、設定の練習ができますので、個人用UMIN IDを取得することをお勧めします。
研修医、指導医等、メディカルスタッフ(UMIN IDを使う場合のみ)、研修施設担当者は、個人用UMIN IDをお使いください。

変更可能です。
(新規利用申請の場合は発行後)管理用UMIN IDを用いて [研修プログラム運用状況] からログインいただき、
【[2] システム利用可能研修医数 (年度別)】から変更ください。

はい。新規申請、既利用申請後に開設通知を郵送していますが、その際に見積書、請求書を同封しています。
必要な見積書、請求書の書式等ございましたら別途お送りいただければこちらで押印の上、返送させていただきます。

いつから支払うべきか: 国家試験の合格者が発表になり、実際に研修を開始する研修医の数が確定してから以降に支払うのが原則です。国家試験発表前に支払うこともできますが、不合格になった分の利用料金の返金はいたしません。

いつまでに支払うべきか: 利用申請後、「利用開始のお知らせ」のメールが送信された日(利用可能となった日)から6ヶ月以内にお支払いください。(例)利用可能となった日が3月31日の場合は9月30日まで、4月1日の場合は10月1日までがお支払期日となります。

期日までに支払わないとシステムが使えなくなります。利用料金を支払えば再開は可能ですが、再開するまでに時間がかかり、その間システムが使えません。

代行入力をする場合でも、指導医等(もしくは研修医、メディカルスタッフ)はUMIN IDを取得しなければなりません。その理由は、以下の2点です。

1.代行入力すれば、指導医等(もしくは研修医、メディカルスタッフ)は入力の必要がないので、確かに入力時にはUMIN IDは必要ありません。しかしながら、入力したデータを自分で参照したり、第三者に提供するためには、UMIN IDが必要です。特に第三者に提供する場合にはデータの真正性も問われます。

1)データの自己参照: 指導医等であれば、自己の指導の実績として参照して、全国のデータと比較して自己の実績の位置づけを行うことができます。研修医であれば、自分の研修の実績として参照し、全国のデータと比較して自己の達成度の評価を行うことができます。
2)データの第三者への提供: 指導医等が、専門医の新規認定・継続認定の審査を行う学会に提出して、自己の指導実績を提出して、審査のための資料とすることができます。研修医が臨床研修の経験症例・症候等を専門医の認定のために使う場合や後期研修応募の際に資料として提出する等ができます。指導医等や研修医が、専門医の新規認定・継続認定の審査を行う学会や後期研修応募者の審査を行う医療機関等に対して、PG-EPOCのデータをオンラインで提供できるように計画しています。

2.PG-EPOCは、システム開発・運用コストを抑えるために既存のUMINの利用者管理システムを使っています。このため、UMIN IDを取得しないと利用者を認識できません。(少し詳細になりますが、厳密にいうとUMIN=EPOCでは、すべての利用者をUMINのシステムが付番している利用者の固有識別番号で管理しています。UMIN ID発行時に固有識別番号が生成され、1つの固有識別番号には常に1つのUMIN IDが紐づいています。各利用者のUMIN IDは変更可能ですが、固有識別番号が変わることはありません。)

注意:QRコードでデータ入力を行うメディカルスタッフは、EPOCからは利用者として識別されませんので、自己の入力データの自己参照や第三者への提供はできません。

利用可能です。
例えば2022年度利用申請自体の締切は2023年12月頃となります。

できるだけ早く利用申請お願いします。早く申請してマイナスになることは何もありません。一方、早く利用申請すれば早く使える状態になり、準備に余裕が持てます。研修医の申請人数は申請後に変更可能ですので、国家試験の結果発表前に申請いただいて何も問題はございません。

ありません。ただし、既に料金を支払い済の場合には返金しません。

管理用UMIN IDはそのままご利用いただけますので、
[既利用申請]になります。

[epockanri-xxx,epoctanto1-xxx,epoctanto2-xxx]
管理用UMIN IDの登録情報を変更いただく場合、 オンライン利用者情報の変更 よりお手続きをいただければと存じます。
EPOCシステムの管理に用いる専用IDとなりますので、必ずしも個人名を登録する必要はございません。

例)
氏:EPOC
名:研修担当

[関連キーワード]
研修統括部門担当者 氏名変更

問題ありません。自施設と異なる英字略称を利用されている場合も、問題なく登録いただけます。

医師(研修医、指導医とも)にどちらのUMIN IDを利用するか確認お願いします。

UMIN IDを1人の医師が複数持っていること自体はご利用に直ちに影響はございません。
管理者が、当該の医師が使うと想定したUMIN IDと当該の医師が実際に使用するUMIN IDが違う場合のみ、問題が発生します。

UMIN IDを一つにされたい場合は、重複登録解消のお手続きを医師に依頼してください。

なぜ複数IDが発行されているのかですが、UMIN ID発行時には、本人の名前と生年月日で同一の人かどうかをチェックしています。結婚による姓の変更、異体字(斎藤さんの「斎」と「斉」)、生年月日の間違い等の様々な要因で、既に登録済とのチェックが働かずに重複登録が発生します。同一人が複数のIDを持っていても、 管理側で登録するIDと研修医・指導医・メディカルスタッフで使用されるIDが同じであれば運用上問題ございません。

先に処理されたIDが有効になります。どちらが先に処理されるかは事前に分かりません。
後に処理されるIDは上記IDが既に存在するため、重複発行はされませんが、
個人で新規申請を行った場合、申請時点ではIDは有効ではありません。
必要な書類を提出いただき、登録完了まで行っていただくことではじめて有効となります。

【登録完了までの流れ】

(1)本申請で申請書の作成ができました。
(2)申請書を印刷し、記入の上、必要書類とあわせUMINセンターへアップロードしてください(FAX・郵送可)。
(3)申請書等、必要書類が届きました日より一週間程度で、申請完了のメールが登録アドレスに配信されます。
(4)申請完了のメールを受信しましたら1時間後位より、申請が完了しましたID・パスワードにて使用可能となります。

例年6月一杯まで、新規・既利用申請とUMIN ID登録の処理を最優先に行っており、入金の確認は7月以降に行います。
すべての研修プログラムが少なくとも9月末までは利用料金の支払いがなくてもご利用になれますので、入金の確認についてのご照会は、7月以降にお願いいたします。
尚、 もし何か手違いで利用停止になってしまってもその時点でご連絡いただければ再開いただけます。

下記の2点をご確認ください。

1.新規利用申請書を郵送したかどうか。

新規利用申請書のオンライン作成で 新規利用申請書を作成しても、署名捺印して、UMINセンターの郵送しないと、新規利用申請手続きが完了しません。1か月以上たっても通知が来ない理由に大半がこちらです。

2.担当者のメールアドレスを間違えていないか。

担当者のメールアドレスが間違っている場合(打ち間違いによるメールアドレスのミス、または担当者でない人のアドレスになっている等)は、必要な通知が届きません。

協力型研修指定病院(または研修施設)の場合には、原則として、何人研修医を受け入れても、料金を支払う必要はありません。すべて基幹型研修指定病院が一括して支払うことになります。

注1:基幹型研修指定病院が利用料金を支払わない場合には、協力型研修指定病院も使えなくなります。
注2:基幹型研修指定病院が利用申請をしていない場合には、そもそのその協力型研修指定病院がシステムを使い始めることができません。
注3:ある研修プログラムの協力型研修指定病院が、同時に自身の主宰する研究プログラムの基幹型研修指定病院でもある場合には(もしくは協力型研修指定病院が、名目上基幹型研修指定病院として自身で利用申請をした場合には)、システム上、協力型として受け入れている研修医を名目上自身の研修プログラムの研修医として設定すれば、PG-EPOCを使うことができます。ただし、これら場合には、該当の研修医数分の利用料金を支払う必要があります。

ある研修プログラムの協力型研修指定病院が、同時に自身の主宰する研究プログラムの基幹型研修指定病院でもある場合には (もしくは協力型研修指定病院が、名目上基幹型研修指定病院として自身で利用申請をした場合には)、システム上、協力型として受け入れている研修医を名目上自身の研修プログラムの研修医として設定すれば、EPOCのシステム使うことができます。 ただし、これら場合には、該当の研修医数分の利用料金を支払う必要があります。

問い合わせフォームから、期限までに利用料金の支払いができない理由を明記して、ご連絡ください。基幹型研修指定病院で物理的に利用料金が払えないほど経営が切迫することは考えにくく、恐らく事務手続き上の問題だと理解します。また万が一利用が停止になっても再開は簡単にできますので、同様にご連絡ください。

長期休養の研修医は2020年度プログラムで再開してください。追加料金も発生しません。

1回の支払いで2年間(+α 研修中断等含む )有効となります。

各年度毎、新規採用研修医1年目の人数分をお支払いいただければ、研修修了までご利用いただけます。

以下情報が翌年度プログラムに引き継がれます。

• 参加施設
• 研修プログラム独自の研修ブロック
• 診療科
• 指導医
• メディカルスタッフ
• 研修プログラム独自の症候・疾患
• 研修プログラム独自の評価票

各年度毎にプログラムは独立しており、プログラム作成後に変更した情報は引き継がれません。
(前年度のプログラムに対しても同様)

※次年度への引継ぎについて

例)【2024年度プログラムを開設する場合】

• 前年度プログラムの2023年度から引継ぎを行います。
• 2022年度プログラムに登録があり、2023年度プログラムに登録がない場合は、2024年度プログラムに情報が引継がれません。
• 2024年度のプログラム開設後に2023年度のプログラム(他年度のプログラム)に情報の登録を行っても反映(引継ぎ)は行われません。
• プログラム開設後は各年度毎に情報の変更・登録を行っていただく必要がございます。

CC-EPOCに登録、お支払いいただいた後、PG-EPOCへ継続してご利用いただく場合、 卒前・卒後でプログラムが異なりますので、別途利用料金が発生します。