OASIS会員制ホームページサービスの概要をご参照ください。

⇒ OASIS会員制ホームページサービスの概要

会員の利便性の向上と経費の削減の2点です。

会員の便宜

郵送だと、ニュースレターや学術集会の案内が散逸してしまう。 必要なときに取り出せない等の問題がありますが、会員制のホームページにアップロードすることにより、 特定の人を、インターネット上でいつでも閲覧することができるようになります。

電子化することによってインターネットを利用できる会員の利便性は、 保管場所の節約・検索システムよる検索の容易性によって著しく増します。

経費の削減

オンライン演題登録システムでの、オンライン登録率は平均90%程度になっています。 既に「オンラインでしか演題を受け付けない」学会が複数でてきています。 会員の数が1万人として、紙ベースでニュースレターや学会誌が欲しいという人と オンラインだけでよいという人の割合が50%であると仮定してみましょう。 学術刊行物は第四種郵便として、特別料金になりますが、郵送料は100gまでだと36円です。 これを年6回送っていると仮定すると、この学会では約108万円の郵便代の節約になります。 これには、住所ラベルの印刷・添付や袋詰めの経費、印刷部数の減少による料金低下は含めていません。 また臨時にはがきを1通会員に送ると仮定するとこの経費が、はがき1枚52円として26万円になります。 これにははがきの印刷代は含みません。 オンライン会員が増えれば増えるほど、会員に送付しているサービスの件数が多ければ多いほど節約の程度は増します。 最終的に、印刷物をなくすことができれば経費の節約は大変なものになります。

もちろん可能です。会員制ホームページはUMIN IDに学会権限を付与することにより利用可能になりますので、 ご希望される方に、UMIN IDを取得していただき、学会権限を付与していただければと存じます。

(学会権限の付与は学会事務局様でも行うことができます。)

また葉書等でOASIS利用希望者を募る形で利用者を増やしていく方法もあります。

メリット

ソフトが無償です。

ソフトはUMINで開発します。ソフトはオンライン演題登録システムと同様にすべて一本で、 各学会用にカスタマイズして使うことができるように設計いたします。このため無償提供が可能になっております。

サーバの運用経費がかかりません。

UMINは国立大学病院業務やその他の目的でたくさんのサーバを運用しております。 本サービス用のサーバはこれらのサーバのうちの1つになります。UMINとしてはサーバを一台増やしても、 追加の運用経費(マシンの操作やバックアップをとる等の運用経費やマシン室・空調等の設備経費)はほとんどかかりません。 学会単独では、300ー500万程度の安価なワークステーション(サーバ専用機と比較して信頼性が低い)で運用されることになると思われますが、 UMINでは数千万程度のサーバ専用機で運用いたします。

UMIN IDとパスワード1つで、参加しているすべての学会のサービスが利用できます。

もし学会毎に会員制サーバを運用して、会員にサービスを始めたらどうなるのでしょうか。 通常、医学研究者は、複数の学会に入っています。学会毎にUMIN IDやパスワードが必要になります。これは、非常に煩雑です。

ソフトの使用法の習得が楽になります。

UMINのOASIS会員制ホームページサービスは、オンライン学会抄録登録システムと同様に多くの学会の参加が見込まれています。 通常医学研究者は複数の学会に入っています。各学会がバラバラにシステムを作ると操作法がバラバラになって会員にとって不便です。

他の分野の学会と会員情報の共有できます。

複数の学会で会員情報の共有ができます。学会員の勤務先、住所は、各学会とも共通に使用します。 例えば、会員が住所を変更すると、その会員が所属している学会へ申告している住所がすべて変更になります。 会員にとって利便性が増すとともに各学会の作業も減ります。

デメリット

デメリットは運用方法・ソフト仕様が自由にならないことです。しかし、このデメリットはほとんど問題になりません。 これは以下のような理由からです。

運用時間・運用形態を自由に変更できない

UMINで実現されている運用時間・運用形態(原則停止なしの年365日運用、140 Mbpsの高速な外部接続速度、 サーバ専用機・RAIDディスク使用、毎日のバックアップ作業)は十分に質が高いといえ、これ以上求める必要はないと思われます (銀行並みの安定性や信頼性が必要であれば別ですが)。※東大病院の変電設備定期点検の為、毎年10月に数時間の停止時間が発生します。

ソフト仕様

オンライン演題登録と同様に必要な項目等はすべてカスタマイズ可能なように設計しております。 また可能な限りすべての学会のニーズを取り込んで新しい機能に加えるように運用します。

考え方を変えてみると、ソフトの仕様が同じということは逆にいうとどの学会のシステムも似ているということです。 医学系の研究者は通常複数の学会に入っていますので、似ている方が各会員にとってはメリットが大きいのです。

学会情報サービスは、会員性ホームページやメーリングリストを主体とした運用になると思いますが、ホームペーは 学会側で自由にデザインできますので、会員名簿管理システムや学会誌・学会抄録検索システムの仕様が同じであっても、 会員にはそっくりというイメージはあまり浮かばないと思います。

ISLET会員制ホームページサービスは小グループ向けで(数名からせいぜい数百名まで)OASIS会員制ホームページサービスは大きな団体向け(数百名から数万名まで)です。

しっかりした組織・運営体制の有無等、利用資格が異なります。詳細については OASIS と ISLET 会員制ホームページサービスの違いをご参照ください。

⇒ OASIS と ISLET 会員制ホームページサービスの違い

また、OASISは、OASIS管理者画面より学会員情報の管理が可能です(会員番号や入会年月日等)。

OASISを利用していただくためには、しっかりした組織・運営体制が必要になります。詳細と新規申請につきましては、 UMIN OASIS と UMIN ISLETの会員制ホームページサービスの違い をご参照ください。 ⇒ OASISとISLETのホームページサービスの違い

無料です。現在のところ、有料化の予定はありません。

1)電子メールを読み書きできること、2)ブラウザーが利用できること、3)ホームページの作成ができることが条件です。プログラムが書ける必要はありません。尚、ホームページ作成については、業者への委託も可能です。

UMINとしては、オンライン演題登録とあわせてと学会情報サービスを最重要課題と考えており、方針を変えることはありえません。インターネット、情報・通信、電子化は、国家のレベルで重要な推進課題となっており、UMINの予算が減ることはない(むしろ増えていく)と考えています。 また万が一方針が変わったと仮定しても、無料なので学会側にリスク(つまり一定の資金を出したのにそれが無駄になるということ)はないはずです。

学会誌を会員にオンラインで提供するのであれば学会誌や書誌情報の電子化、会則を掲載するのであれば会則の電子化等 いろいろ事前の作業はあると思いますが、最低限の作業は、会員のUMINへの一括登録だけです。

※会員のUMINへの登録の承諾を必ずとっていたただきますようお願いします

以下の手順でお願いします。

会員にUMINへの登録の承諾を得てください。

UMINへの登録の承諾を得た会員の、学会で持っている会員情報をエクセル等の表計算ソフトの形式でUMIN側にファイル交換システム等を利用してご送付いただきます。必要な会員情報については、下記「一括登録に必要な情報の項を参照下さい。)

UMIN側で学会から頂いた情報から、既にUMINに登録がされていないかどうかをチェックし、既に登録されている人と同一人物である可能性のある人のリストを作成します。

学会側で、上記のリストをもとに、同一人物であるのかどうか調査をしていただき、学会員のうちで既にUMINに登録されている人のリストを確定します。

UMIN側で、UMIN未登録者の一括登録を行い、更に当該の学会に所属しているというフラグを立てます。また既登録者については、所持されているUMIN IDに当該の学会に所属しているフラグを立てます。

未登録者については、1)UMIN IDとパスワードが記載された登録通知書、2)案内書(UMINに初めて登録された方へ)、3)郵送先の氏名・住所一覧(料金別納郵便で一括送付する際に必要)をまとめて学会にお渡ししますので学会側で発送をお願いいたします。別途学会側で案内書を作成して、同封する方が会員にとって親切だと思います。

一括登録された人は、初めてUMINにログインしたときに一括登録で足りない情報をオンラインで入力する(この時点でUMINへの登録が完了します)。既登録者は既に登録されているので作業はないはずですが、平成11年9月19日に利用者データベースの入れ替えをしており、この時点より前の新規登録者は新利用者データベースで必要な情報を追加する更新作業が必要になります。

1.UMINに登録することを説明する(理事会、総会で決定されたなど)。

2.登録されたくない方もいらっしゃいますので登録を拒否する機会を与える

その際、登録したくない方は学会事務局までに連絡くださいという文面にする。 登録したい方はにすると登録希望者が少なくなり、一括登録する意味が無くなってしまいます。 

UMINの一括登録を行うには次のデータをCSV形式(,区切り)ファイルで送って頂きます。

姓名(姓、名を別フィールドにする)

フリガナ(姓、名を別フィールドにする)

生年月日(yyyy/mm/ddの形式)

会員番号

所属先情報(所属機関名称、所属部局名、所属部署、郵便番号、住所、ビル名など、電話番号、FAX番号)

自宅情報(郵便番号、住所、ビル名など、電話番号、FAX番号)

郵送先フラグ(登録通知書を所属先に送るか、自宅に送るか 1:所属先住所、2:自宅)

通知書を送る関係上、所属先情報か自宅情報のどちらかは必ず入力して下さい。

一括登録データのフォーマット、データの例

UMIN IDに貴学会権限がついているユーザーに関しては、学会担当者用の利用者管理システム画面で検索が可能です。

検索が出来なかった場合は、UMINセンターへお問い合わせ頂いた方が正確なデータを確認できます。

パスワードにつきましては、学会の担当者もシステム管理者(UMINセンター)も知ることはできません。

その為、パスワードがご不明な人については、お手数でございますがご本人様にパスワード更新申請をお願いします。

⇒ パスワード更新申請

新規会員がUMINに登録していない場合->学会事務局側でUMIN IDの発行後、学会権限を付与する処理を行ってください。。

新規会員がUMINに登録している場合->UMINに登録されているUMIN IDに貴学会権限を付与する処理を行ってください。

⇒ 学会権限付与方法法(PDFファイル)

新規登録が月に十数件という場合ですと、エクセルを作る手間、データを送付する手間を考えると UMINセンターで一括登録するより学会事務局様で簡易登録した方が作業が少なくて済みます。

一括登録の受付は200件以上の登録の場合ということにしておりますが、数十件の後半(80と90件以上)であれば、UMINセンターで処理いたします。

団体登録の流れのページに記載しております、"団体登録フォーマットの形式"で データをお送り下さい。

学会事務局側で、WWWを利用して当該利用者が貴学会に所属しているフラグを削除することができるようなっております。 UMIN登録者としての権利は残りますので、学会側で利用者のUMIN IDそのものの削除をすることはできません。

誠に申し訳ございませんが、代理でのパスワード更新申請は受け付けておりません。

パスワードがご不明な会員様がいらっしゃった場合、学会様より以下のページをご案内いただき、

直接、御本人様がオンライン申請により、パスワード更新申請をしていただきますようお願い致します。

[パスワードについて ⇒ パスワード文字列を忘れた]

●パスワード更新に必要なもの

1)上記ページからのオンライン申請

2)申請後の紙の申請書のUMINへの送付(FAX または 郵送)

3)生年月日が記載されている身分証明書のコピー(パスポートも可)

誠に申し訳ございませんが、取り扱っておりません。大変お手数でございますが、パスワードを忘れてしまった先生ご自身で、 パスワード更新申請をお願いいたします。

利用者管理システムより、削除を希望される会員のUMIN IDから学会権限の削除をしてください。 ( 状態を 通常 から 自己申告 に変更することにより学会権限が削除されます。 ) その後、お手数ではございますが、会員様に右記より削除申請を行って頂くようご案内をお願い致します。 ⇒ UMIN ID削除申請

※UMIN IDの削除はUMINセンターでのみ可能となっております。

UMIN IDの登録情報は個人情報であるため、修正・更新は UMIN IDの取得者本人にご自身で行って頂くことが原則となっております。 本人様よりご依頼を頂いたとしても、学会事務局様にて修正頂く事はお断りしてください。

重複登録をしている会員の先生方には普段ご利用のUMIN ID以外のものは重複登録解消(不要ID削除)申請書をお送り頂いております。

UMIN IDを誤って削除してしまった場合に、今までご利用になってきたデータ(電子メールなど)が消えてしまうだけでなく、他の学会の付与した権限もなくなってしまう等の大きな問題が発生するため、ご本人からの申請以外は受付を致しません。また、電子メール、電話などでの申請も受け付け致しません。

基礎医学、歯学、看護学、医療技術、生物学等の医学・医療・生物学系の学会であれば、すべて利用できます。 ご利用のためには、UMIN学会データベースに掲載されている必要があります。もし掲載されていないようでしたらご連絡願います。

規模の程度によりますが、少なくとも会員300名以上でお願いしております。それよりは、規模の小さい場合には、 ISLET(小規模団体用)会員制ホームページサービスのご利用をお願いいたします。

平成12年1月より、医学部・歯学部等の同窓会も利用できるようにいたしました。

見做し学会(つまり学会と同様の活動を行っている団体)とUMINが認めれば利用できます。

見做し学会(つまり学会と同様の活動を行っている団体)とUMINが認めれば利用できます。

サービスは学会に対して行っています。会長の所属施設は関係ありません。

業者に委託することは可能ですが、学会と委託先企業者間で、秘密保持の契約を固く結んでいただく必要がございます。

1)UMIN IDやパスワードの問題でアクセスできないという場合を想定して、以下のような事項を明記するとよいと思われます。

アクセスできない場合には、まず 1)ログインテストページで、「暗号通信」をクリックいただき、正しくログイン可能かどうかご確認ください。

正しくログインできれば、UMIN IDとパスワードには問題がないことがわかります。

ログインできない場合は、パスワード更新申請をお願いします。

2)上記1)がうまくいった場合には、御入力されているUMIN IDに学会権限が付与されていない可能性があるため、学会事務局宛てにご連絡ください。

2)その他、問い合わせの数を減らすために以下の事項の記載をお勧めいたます。

1)ご質問の前に、まずUMINのFAQ(一般利用者用)をご確認願います。

2)UMINのシステムに障害が発生した場合は、UMIN TOPページに1番最初に情報が掲載されるのが通例です。アクセスできない場合には、まずUMIN TOPページをご確認ください。

会員専用OASISホームページのアクセスファイルの更新は毎日深夜1:00に更新されます。

その為、学会権限を付与された日の、次の日の5時以降にはアクセス可能です。

・原則全員を登録する場合

原則全員(登録を拒否した人を除く)を登録する場合には、会の総意を代表する機関(理事会、総会、評議委員会等ですが、会によって異なると思います)で 正式に決定する必要があると思われます。

・希望者のみが利用する場合

希望者のみが利用する場合には、必ずしも学会の総意は必要ないと思われます。

希望する人は登録し、希望しない人は登録しなければいいだけですので。もちろん会員に案内を出すわけですから、代表者や事務局の承認は必須でしょうし、理事会等の承認を得ておいた方がよいと考えます。 学術集会の抄録等のアクセス制限に利用するために、学術集会の代表者の権限で希望者にUMIN ID登録を呼びかけた例は数件ございます。

以下の事項を明記していただくようお願いいたします。

・OASIS利用は、理事会・総会等の公式の機関の承認を得た学会の総意であること。

なぜ登録されたか等の問い合わせを減らすためです。

・学会情報サービス(OASIS)の内容

UMINホームページからコピーして差し支え有りません。

OASISとは、何か等についての問い合わせを減らすためにです。

・UMIN未登録者には、新たなUMIN IDを学会から送付すること。

・UMIN既登録者には、取得済みのUMIN IDをそのまま利用できること。

・質問等について、学会事務局で受け付けること

UMINセンターでは直接質問をお受けできません(特になぜOASISの利用を始めたか等の質問等)。

・UMIN既登録者で、UMIN IDまたはパスワード(もしくは両方)を忘れた場合の手続きについて

[重要]

以下の点をご確認の上ご送付ください。そうしないと、会員から問い合わせの電話やメールがたくさんきて対応の苦労します(学会事務局だけではなく、UMINセンターにも問い合わせがきますのでご考慮願います)。

1)会員宛ての事前周知

会告などを複数回行って、UMINに登録した旨を周知しているでしょうか。 もし周知されていないと、勝手に登録されたので事情が知りたいという問い合わせがたくさんきて対応に追われてしまいます。配布前に周知の状況をご確認願います。

2)会員宛ての通知書の同封

UMINからのUMIN IDとパスワードの他に、学会が独自に作成した会員への案内を同封する必要があります。そうしないと、問い合わせがたくさんきて対応に追われてしまいます。

3)会員制ホームページに掲載する情報の整備

UMIN IDとパスワードが配布された時点で、会員制ホームページに何も掲載されていないと、会員はアクセスをしません。そして、UMIN IDとパスワードを忘れてしまいます。その後しばらくたってから、 会員が見たいと思うような情報を掲載すると、UMIN IDとパスワードを忘れてしまったという問いあわせがきて対応におわれてしまいます。 ですから何か最低1つは会員制ホームページに掲載しておく必要があります。OASIS利用の学会は、オンライン演題登録を利用しており、 すぐに掲載できる適当な情報としては、この抄録を会員専用に提供するのがよいと思います。

会員制ホームページ、学会員全員のメーリングリスト、学会誌論文・学術集会抄録検索システム、学会名簿管理システム、汎用文書管理システム(ニュースレターや通知用)、電子掲示板(会員相互の交流用)は、標準で提供されます。これ以外に提供可能な機能は、オンライン学会誌・学術集会投稿・査読システム(学会誌対応分は現在開発中です)、電子掲示板の追加(用途別に複数運用したい場合)、メーリングリストの追加等です。

現時点ではご要望に応えるようにしております。是非、ご相談ください。ただし、特殊なもの(つまり他の学会ではあまり使わないであろうという機能)は対応できないことがあります。プログラムの改修を伴う場合には、充分な時間が必要ですので、早めにご連絡願います。

・新利用者管理システム

学会情報サービスを行うことができるように設計された新しい利用者管理システムです。 新しいシステムでは、UMINの利用者全員がどの学会に所属しているかという情報を持つことができるようになりました。 これによって、特定の学会に所属している人で作る会員性ホームページやメーリングリストの自動作成が可能になりました。 OASIS会員制ホームページサービスを実現するために必要な基本的なソフトです。また住所ラベル印刷システム、会員名簿管理システムがこのシステムのサブシステムとして稼動しております。

・学術集会抄録・学会誌検索システム

学術集会抄録・学会誌のフルテキスト検索が可能です。

・オンライン学術集会抄録・学会誌投稿・査読システム

学会誌のオンライン査読機能(学術集会抄録のオンライン査読機能は現在でもご利用いただけます)については、現在仕様を検討中です。

・文書表示・検索システム(ニュースレター等の通知・案内用)

ニュースレターや交流誌の提供用です。

・電子掲示板システム(会員相互交流用)

会員専用の電子掲示板です。

必ず定期的にしなければならないのは、会員情報の保守管理(新規登録・削除・更新)とバックアップです。会員情報の保守管理はすべてブラウザーを使ってオンラインで行うことができます。その他の会員制ホームページ書き換え、電子メールでの通知、電子掲示板への掲載は必要に応じて適宜行ってください。 会員情報の保守・管理には2つの方針がありえます。1)UMIN上のデータベース(OASIS)を原本とする方法と2)別途会員管理用のデータベースの原本を持つ方法です。UMIN上のデータベースを原本とする場合には、UMIN上のデータベースに会員情報を逐次登録・更新する方法がとられます。別途会員管理用のデータベースの原本を持つ方法をとる場合には、以下のような運用オプションの組み合わせが考えられます。

UMIN新規登録と学会所属フラグ(当該学会に入っていることを示す印)については、 会員制ホームページにアクセスしたり、メーリングリストのメンバーとなるために保守・管理が必要ですから (会員として学会から情報サービスを受ける権利に関係するので)、逐次登録・更新が望ましいのですが、その他の情報については学会としての方針で決定する必要があります。 UMIN新規登録と学会所属フラグ以外の情報を保守しないという方針に奇異な感じを抱く方がいらっしゃるかもしれませんが、 もし電子メール・会員制ホームページでのみ会員に情報を提供する場合には、UMINアカウント(電子メールアドレスにもなっています)さえあれば会員に連絡がつくはずですので、 自宅住所・勤務先等を学会がコストかけて管理する必要はないという考え方もできます。

ホームページ更新用のIDとパスワードをお渡しいたしますので、UMINセンター指定の サーバ(アップロード用サーバ)にアップロードをお願いいたします。

ページ表示の確認は、このサーバ(WWWサーバでもあります)から可能です。ただし、このサーバ上のホームページは、ホームぺージ更新用にお渡ししたIDとパスワードを利用しないとみることができません。会員が利用するサーバは別に存在しており、定期的にそちらの方に自動的にコピーされるようになっております。

ある学会に所属している旨を登録利用者が「申告している」というフラグと、OASIS利用の学会事務局がその学会に所属していることを「確認している」というフラグを別に持っています。従って、利用者が勝手に学会に所属する旨のフラグを立てて、学会事務局の許可なく、学会情報サービスで提供されているサービスを利用することはできません。

OASIS会員制ホームページサービスを利用せずに、紙ベースでサービスをしている会員の会費を値上げすることです。 なぜなら当面紙ベースのサービスとOASIS会員制ホームページサービスを両方とも行わなくてはならないため、印刷物の経費の削減効果は十分に出ません (部数が減っても印刷代はあまり変わらない)。一方、OASIS会員制ホームページサービスを利用する会員と紙ベースでサービスをする会員では、 かかる経費が異なります。同じ料金をとっていては、オンライン化が進まないばかりか、オンラインで利用している会員から苦情がくる可能性もあります。

これは学会毎に対応が異なってくると思いますし、UMINとしてこうして欲しいということはありません。本人が嫌であると意思表示しているのでUMINに登録することはできません。 ただし、学会としてUMINに登録を承諾する人しか入会させないという方針はありえますが、これは強引な感じがします。

一方で、学会内の「希望者」だけというやりかたもあまり推奨いたしません。インターネットの普及はどんどん広がっており、数年以内に医学・生物学系研究者はほぼ全員が使うようになると 思われるからです。バラバラと登録者を逐次新規追加していくよりも、最初から一括して登録してしまった方が労力が掛かりません。

どうするかは、学会毎の判断ですが、1)会員全員に登録をお願いする、2)登録を拒否した人以外は原則として登録するという方針がよい思われます。 大切なのは「経済の原理」だと思います。登録してくれた方が学会としては、コストが安く済むはずでから、会費に差をつける方法がよいと思います。 その上でどうするかは各個人の判断になります。

申し訳ありませんが、UMIN IDの共用利用はできません。理由は以下のとおりです。

学会毎にUMIN IDとパスワードが必要になる不便さ

1種類のUMIN IDとパスワードでは、各学会毎にUMIN IDとパスワードが必要です。通常、医学系の研究者は多くの学会に入っていますので、 これではたくさんのUMIN IDとパスワードを覚える必要があります。これば不便です。会員を登録すれば、会員は同じUMIN IDとパスワードで自分の入会している学会の情報サービスだけを利用できます。

不正利用の問題

1種類のIDとパスワードでは、誰がアクセスしているかわかりません。このため、例えば学術雑誌の全文または全会員名簿の不正なダウンロード (通常読む場合にはこのような読み方はしないはずです)した場合に誰がやったのかわかりません。このような運用方法は危険です。また会員全員にUMIN IDとパスワードがあれば、 特定の人だけ緊急にアクセスできなくする運用も容易です。

OASISの会員管理・通知機能が利用できない

1種類のIDとパスワードでは、OASISの会員管理機能・通知機能(名簿作成、メーリングリスト作成)が利用できません。

変更の必要はございません。変更したUMIN ID(UMIN IDの文字列の変更を行った場合や、重複登録解消によりUMIN IDが統合された場合)学会情報も含めて全ての情報が受け継がれますので UMIN ID変更により情報の再入力等は必要ございません。

Wiley-Blackwell社の場合は、ご使用可能でございます。また、アクセス制限を設けることが出来ます。

ただし、基本的にOASISでは、CGIをご利用することは出来ない為、UMINセンターで個別に対応することになります。

下記の要件を充たしていただければ、ご利用可能です。

UMINセンター内で作業が必要であること。

保守作業等が、UMINの担当者が在室している時間に限定されること。

(平日、土日祝日の午前9時ー午後5時まで。平日は、通常残業している人がおりますので、

個別交渉でもう少し遅い時間まで作業できます)

本システムを利用する場合には、会員は原則として全員がUMINの電子メールアドレスを持つことになります。メーリングリストの宛先を各会員にまかせた場合には、電子メールアドレスの変更の管理を学会がしなくてはなりません。電子メールアドレスを会員が変更した(またはメールが届かない等の利用でそう思われる)場合に、これを電話やFAXで会員に問い合わせる必要が生じます。会員が学会事務局に届けてくれればよいのですが、全員がそうしてくれるとは期待できません。また届けてくれても電子メールアドレスの変更作業が必要です。これらを、学会事務局にも会員にも大きな労力になります。 UMINのメールアドレス宛であれば、会員は学会に届け出なくてもオンラインで電子メールの転送先を変更できます(またはUMINのメールサーバを利用するということも可能です)。所属している複数の学会でUMINのOASIS会員制ホームページサービスを利用していれば1回変更ですべての学会のメールが転送先に転送されるようになります。 学会事務局では、UMINの電子メールアドレス宛に学会関連情報は送付すると決めておけば、会員がUMINのメールサーバまたは転送先のメールサーバで読んでくれます。会員のメールアドレスを管理する必要はありません。適切な転送設定をしないのは会員側の問題になります。

学会員全員が入っているメーリングリストには、数千から数万の人が入っています。誤ってメーリングリスト宛てにメールを送ってしまった場合、または広告やいたずらのメールが故意に流された時の被害が大きすぎるのです。迷惑を受ける人が多いという意味の他に、UMINのディスクの使用量も大変なものです(メール1通を1Kbyteとして、1万人だと10Mbyteになります)。 1万人もの人で議論を行うためには、メーリングリストではなく、電子掲示板(ニュース)の方が一般的です。議論が始まるとものすごいメール量になる可能性があり、通常のメールのやりとりができなくなってしまうからです。また電子掲示板(ニュース)では情報が参加人数分複製されることがないので、ディスク使用量も膨大になりません。

学会員全員が入っているメーリングリストには、数千から数万の人が入っています。返信先がメーリングリスト宛てなっていると、返信する人が数名いただけで大変なメールの量になってしまいます。迷惑を受ける人が多いという意味の他に、UMINのディスクの使用量も大変なものです(メール1通を1Kbyteとして、1万人だと10Mbyteになります)。

学会員全員が入っているメーリングリストには、数千から数万の人が入っています。メールが一回出されると、UMINのディスクの使用量も大変なものになります。例えば、短い1Kbyteメールを出しても、1万人だと10Mbyteになります。もしの1Mbyteのメールを出したらどうなるでしょうか。メール1通で10Gbyteにもなってしまいます。こんなメールが何通も送付されたらそれだけでディスクが埋まってしまいます。そこで、UMINセンターでは、会員全員に出す場合には「会員性ホームページに新規にXXXが掲載されたので見て欲しい」というような通知だけにして、実際の情報はホームページに掲載することを推奨しております。

本文書に記載されているメーリングリストに関する注意事項は、「学会員全員のメーリングリスト」であることから生じるのではなく、 「メーリングリストのメンバーが多い」ことから生じています。つまり会員数が少なければ必ずしも、この注意とおりにする必要はありません。会員数の目安としては1000人で、この前後で対応が変わると思います。UMINセンターにご相談願います。

当面は、 UMINセンターのオンライン申請して作成する形式で運用お願いいたします。将来は、学会事務局でオンラインで(申請しないで自分で)作成できるようする予定です。

メールが返ってきてしまう理由は、会員がUMINのメールアドレスから普段使っているアドレス宛てに転送している場合に、転送先のアドレスが間違っている場合です。アドレスが間違っているのは、1)転送先の設定を会員が間違えた、2)会員がアドレスを変更したのに旧アドレスが転送先に設定されたままになっている、の2通りが考えられます。 対策として、会員に印刷物等を利用して、1)学会の連絡はUMINのメールアドレスに宛てに送ること、2)必要に応じて会員が普段利用しているメールアドレスに転送すること、3)メールが届かないのは会員自身の設定が問題であることを繰り返して広報する必要があります。学会で会員の正しいメールアドレスを常時把握しておくのには相当な労力がかかります(年間約15%の人が、プロバイダーや勤務先の変更でメールアドレスを変更します)。会員宛ての通知は、UMINのアドレス宛てに送付すると決めて、転送先の設定は会員自身でやることを慣習とすれば、労力が相当に節約できます。慣習をつくるまでに、繰り返して何度も広報することが必要です。

配信漏れがないようにシステムを作成すればよいのですが、様々な制約があり完全に配信漏れがないようにすることが大変難しくなっております。

会員の方がUMIN IDを変更するタイミングと学会からメールを送信するタイミングにより配信されない場合もございます。

その場合、

1.管理者の方に配信できなかった旨のメールが届く(User unknown のメールが届きます)

2.過去のメールはWEBで確認することができます。

ということで配信漏れ対策をさせて頂いております。

UMINは、国立大学病院関連のデータベースの運用・管理を行っています。信頼性には定評があります。データバックアップは、他のシステムと一緒に一括して行っています。ただし、万一事故が起きた場合の補償には応じられません。

フロントエンドサーバ及びデータベースサーバには、無停電電源装置がついており、ディスクを使用しています。バックアップは、1日1回(平日のみ)にテープによるバックアップを行っております。バックアップについては、万全を期しておりますが、人間や機械が行う作業ですので、完璧はありえません。また万一、地震、火災、盗難等のおきた場合には、バックアップテープそのものが使えなくなってします。従いまして、データの保証はできかねます。 学会側で独自にバックアップを取られることを強くお勧めいたします。

UMINセンターによる障害時の対応は、原則として平日昼間のみです。ハードウエア故障時のためにバックアップ専用のコンピュータは用意してありますので、1日以上使えないという状況にはなりませんが、データの移行等には平日の昼間で数時間かかります。これらの障害対策は、UMIN他ののサービスと同様のものです。

UMINでは、データの保証はできません。バックアップはとっておりますが、操作ミスやバックアップ機器の故障、火災・地震等の災害等によって、データのバックアップがうまくできない可能性があります。従いまして、必ず学会事務局の側でバックアップはとっていただきますようお願いたします。 ホームページのデータ:アップロードした後も手元にコピーを残しておく。

電子メールデータ:会員宛てに送付したもののコピーを手元に残しておく。

会員名簿(会員個人情報):学会事務局側でダウンロードできるようにいたします(準備中:現行では一部データののみダウンロード可能)。

電子掲示板の情報等:学会事務局側でダウンロードできるようにいたします(準備中)。